Понедельник , 17 июня 2024

Особенности офисного переезда

Особенности офисного переезда

Обычно офисные переезды представляют собой нечто среднее между сценой из фильма-катастрофы и своеобразным погромом. Разложенные на тротуаре возле машин вещи, оргтехника, перемешанный отик с меблированными коробками и пакетами, систематичный человек с глазами, сделанными сотрудниками, не отражают, они просто шокированы. Почти все видели сходство, а отдельные счастливчики даже принимали участие в процессе переезда. Следовательно, у них сложилось представление, что офисный переезд — дело утомительное и сложное.

Содержание статьи:

Подводные камни офисного переезда

Известная народная пословица гласит, что «один переезд равен двум пожарам». Это действительно так. Для обычного гражданина переезд оборачивается стрессом и неудобствами, от которых он при необходимости избавляется. Действительно, переезд из одной квартиры в другую — занятие не из легких. Но плюс в том, что довольно долгое время человек может спокойно разбирать свои вещи и расставлять мебель. Никто никуда не торопится.

Офисный переезд переходит в совершенно другую категорию передвижения. Представьте себя вместо начальника. За несколько лет устоявшейся жизни вся офисная техника стоит на своих местах. До лучших времен — кипы жалких бумаг, пригодных для архивов и кладовок. Стол сотрудника завален всевозможными привычными вещами. Такова картина устоявшейся офисной жизни. Более того, клиенты по привычке и без предварительного призыва к действию только смеются. Затем они внезапно приходят в движение.

Особенности офисного переезда

Переехать — нарушить уклад офисной жизни. Сменить местоположение офиса — потерять часть клиентов. Это правило без исключений. Конечно, вы можете обзвонить своих постоянных клиентов и сообщить им о смене местонахождения. Но это уже организационная проблема. Самое главное — начать быстрое перемещение офисных функций в течение дня.

Как учил советский лозунг, главное — это планирование. Это в полной мере можно применить и к офисному переезду. К переезду нужно готовиться заранее. В идеале можно начать разбирать архивы и старые документы, как только появляются первые мысли о смене офисного помещения. Опыт показывает, что эта работа требует определенного времени. Также необходимо определить время, отведенное на дорогу. Лучше всего планировать переезд на выходные. В пятницу все клиенты уже готовы к выходным, а в последний рабочий день, как правило, нет значительного потока клиентов. Кроме того, предстоящие выходные дают вам дополнительное время на расстановку мебели, подключение всей оргтехники и оснащение работы.

Прежде чем двигаться дальше, необходимо решить еще один важный вопрос. Нужно ли прибегать к помощи специализированной компании, занимающейся исключительно организацией переезда. Это напрямую зависит от количества сотрудников в компании; малые и средние предприятия с 3-6 сотрудниками могут сделать это самостоятельно. Каждый сотрудник собирает рабочую документацию и упаковывает оргтехнику. Руководитель, назначенный директором, контролирует процесс. К моменту переезда время уходит на то, чтобы все упаковать и спокойно освоиться в новом офисе.

Помощник при офисном переезде — мувинговая компания

Предприятия с большим количеством сотрудников прибегают к помощи коммерческих компаний. Эти компании организуют различные переезды. Чтобы оценить объем предстоящей работы и определить стоимость услуг, специалисты компании выезжают на работу — в офис. Во время осмотра специалист обязательно даст рекомендации по упаковке документов и книг. Затем специалист посещает новый офис компании вместе с руководителем или лицом, ответственным за переезд. При этом сотрудник, как правило, даст ряд рекомендаций по трудоустройству, оформлению документов и расстановке оргтехники.

Мувинговые компании имеют в штате профессиональных грузчиков и собственные автомобили для переездов. После посещения вашего офиса и определения объема работ, специалист определит количество грузчиков, необходимых для переезда. Компании, занимающиеся организацией переездов, как в выходные, так и в праздничные дни, с радостью проводят свои офисы навстречу клиентам. Это позволяет им более спокойно добраться до нового места, организовать помещение, расставить мебель и распаковать документацию.

Особенности офисного переезда

Компетентный специалист из компании, занимающейся переездами, обязательно порекомендует директорам перевозить свои офисы автомобильным транспортом в ночное время. Это самый лучший вариант переезда. Ночью все дороги в городе свободны и нет пробок. Это позволяет передвигаться в несколько раз быстрее, чем днем. Помимо удобства передвижения ночью, есть еще один плюс: движение транспорта в ночное время свободно. Это относится к погрузочно-разгрузочным работам. Ночью грузчики могут спокойно пользоваться лифтом, не мешая посетителям и сотрудникам офисного здания. Специалисты-грузчики быстро организуют занос мебели и подключение оборудования. Сотрудникам, которые приходят на работу утром, нужно только организовать свое рабочее место. Чтобы у представителей ГИБДД не возникло вопросов по дороге, автомобиль с офисными документами и мебелью должен сопровождаться представителем офисных грузчиков.

Заключение договора на переезд

На оказание услуг по офисному переезду должен быть заключен договор. Никто не хочет, чтобы автомобиль с офисной мебелью и документами исчез в неизвестном направлении. В приложении к договору необходимо перечислить всю перевозимую мебель. В интересах клиента составить более подробный список перевозимого имущества. Договор должен быть подписан и заверен печатями сторон до начала работ по перевозке офисов.

Как правильно упаковать перевозимую технику

Здесь все очень просто. Каждому работнику выдается несколько картонных коробок. Работник упаковывает все офисное оборудование, используемое на рабочем месте. Не забудьте подписать коробку с оборудованием вместе с документами. Лучше всего пометить упаковку с оргтехникой «Не переворачивать». Общие документы и архивы легко рассортировать по коробкам, пронумерованным по годам или номерам. Это может сделать сотрудник, ответственный за офис, или все сотрудники вместе.

Особенности офисного переезда

Если офисная мебель подлежит разборке, все разобранные части упаковываются в картонные коробки и подписываются. Это необходимо для того, чтобы не тратить время на поиски деталей после переезда.

Особую осторожность следует проявлять при перевозке оргтехники и различных хрупких предметов. Все стеклянные и керамические предметы должны быть тщательно завернуты в бумагу и упакованы в коробки. Рекомендуется, чтобы эти коробки оставались на виду во время погрузки. Наконец, их необходимо погрузить. Обязательно напишите на коробке, что нельзя переворачивать и ронять.

На каком автомобиле остановить выбор при переезде

Здесь особых сложностей нет. Чтобы перевезти офис, обычно достаточно дважды проехать на грузовой газели или один раз на автомобиле типа ЗИЛ-Бычок. Компания, помогающая переезду, всегда должна убирать за собой место, где остался офис. Это правило хорошей практики и обычно выполняется без напоминаний.

Смотрите также

Теплая и стильная зимняя обувь Dr. Martens — комфорт и мода в одном флаконе

Зима — время, когда особенно важно выбрать правильную обувь, чтобы сохранить комфорт и тепло. И …

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *